Entspannte Produktivität | Vorteile automatisierter Aufgabenlisten
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Vorteile automatisierter Aufgabenlisten

Wenn man mit Laptops, Tablets oder Smartphones täglich arbeitet ist man wahrscheinlich bestrebt, die täglichen Aufgaben auch auf diesen Geräten zu organisieren. Vermutlich haben viele ihre Aufgabenliste schon einmal automatisiert, z.B. mit Outlook oder einer Smartphone App. Die Wahrscheinlichkeit ist recht hoch, dass dieser Ansatz nach einiger Zeit wieder aufgegeben wurde. Korrekt? Zumindest ging es mir einige Male so. Ich habe es mit Outlook wiederholt versucht und habe wieder aufgegeben weil die Aufgabenlisten schlicht zu lang wurden. Und eine Liste mit Hunderten von Aufgaben ist schlicht frustrierend. Mit der Jetzt-Management Methode hat es dann schließlich doch funktioniert.

WARUM MACHEN AUTOMATISIERTE AUFGABENLISTEN SINN?

Die Automatisierung von Aufgabenlisten hat einige Vorteile.

  1. Der erste Vorteil ist das einfache Bewegen zwischen den einzelnen Prioritäten. Wenn Papier zum Einsatz kommt muss man löschen, neu schreiben, sortieren, übertragen usw. Bei großen Mengen von Aufgaben wird das schnell unübersichtlich.
  2. Ein zweiter Vorteil der Automatisierung ist, dass man leichter aus E-Mails Aufgaben erstellen kann. Die meisten Aufgaben erreichen uns heute via E-Mail. Das direkte Umwandeln von E-Mails in Aufgaben spart Zeit und man hat keinen Medienbruch.
  3. Drittens kann man digitale Aufgabenlisten mit einer App auf dem Smartphone mobil einsetzen und hat so jederzeit unterwegs Zugriff auf seine Aufgaben.
  4. Und der entscheidende vierte Vorteil ist, dass man mit einer Software-Lösung in der Lage ist, die zahlreichen Aufgaben so zu priorisieren und zu filtern, dass man nur die 10-20 Aufgaben im Blick haben, die ihr am heutigen Tag erledigen möchtet. Die Aufgaben für morgen sind festgehalten und organisiert, aber es reicht aus, wenn ich sie morgen erst auf meiner Liste sehe. Microsoft Outlook oder Toodledo bieten hier bspw. sehr flexible Definitionen von Ansichten und Filtern für meine Aufgabenlisten.

Ich empfehle, am Computer zu starten und wenn die Methodik eingeübt ist, die Aufgabenliste mit Smartphone oder Tablet für den mobilen Einsatz zu synchronisieren. Am Computer hat man außerdem den Vorteil, dass Dateien, die zur Bearbeitung einer Aufgabe benötigt werden direkt mit der Aufgabe abgespeichert werden können. So ist alles zur Hand, wenn die Aufgabe für die Bearbeitung geöffnet wird.

EntspannteP2018

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